ספקים שמנוע הארכיב יצר אוטומטית מחשבונית נכנסת שח.פ הספק בה לא היה קיים. הם חסומים לשימוש בהזמנות רכש עד אישור מנהל. קבלת חשבונית מספק שלא הוזמן ממנו — מצריכה בדיקה.

אותו ספק נכנס פעמיים (למשל ע.מ מול ח.פ). בחר את הרשומה הראשית (שנשארת) ואת הכפולה (שתמוזג). כל החשבוניות יעברו לראשית, ח.פ הכפולה יישמר ככינוי, והכפולה תבוטל.

בחר קובצי PDF מהמחשב — הם עוברים לאותו עיבוד כמו חשבוניות מהמייל (סיווג · חילוץ · תיוק). קובץ שמכיל כמה חשבוניות מפוצל אוטומטית לחשבוניות נפרדות, בדיוק כמו במייל.

הגדר קטגוריות ספק (למשל: מזון, מחשוב) וקבע לכל קטגוריה אילו טפסים נדרשים. ספק שמשויך לקטגוריה (בכרטיס הספק) יידרש בטפסי הקטגוריה + הטפסים ה"נדרשים מכולם".

טען את רשימת הספקים מקובץ CSV. המערכת מזהה כותרות בעברית או באנגלית (שם ספק, ח.פ, מייל, טלפון, כתובת, עיר, תנאי תשלום, קטגוריה, הערות). ספק שכבר קיים — לפי שם או לפי ח.פ — ידולג ולא יידרס.

סמן אילו טפסים נדרשים מספק בקטגוריה זו. טפסים המסומנים "נדרש מכולם" חלים תמיד ואינם ניתנים לשינוי כאן.

הסיסמה נשמרת מוצפנת (Fernet). ב-Gmail יש להשתמש ב-App Password. "רק ללא תווית" = משוך רק חשבוניות ב-INBOX שאין להן תווית (המסומנות בתווית מנותבות ללקוחות אחרים). "החרג שולחים" מדלג על עותקים שאתה מקבל (למשל חשבוניות שאתה עצמך מנפיק) — הַחרג לפי השם שלך, לא לפי כתובת שירות-הנפקה משותף, כדי שספק אמיתי שמשתמש באותו שירות עדיין ייקלט.

תזכורת חידוש תופיע 3 חודשים לפני תאריך הסיום ותמשיך מדי חודש עד לחידוש. ניתן לבטל תזכורת (מנהל חברה בלבד) מרשימת החוזים.